Préboarding : préparer l’intégration d’un nouveau collaborateur

L’intégration d’un nouveau salarié se prépare et le préboarding fait partie intégrante du processus d’onboarding.

En amont, il faut bien évidemment réfléchir à l’organisation et à la finalité de l’embauche de ce candidat en fonction de son profil.

La signature du contrat ne signifie pas qu’il faille attendre l’arrivée du nouveau collaborateur les bras croisés. Il faut le conforter dans sa décision pour ne laisser aucune place au doute avec le risque d’un éventuel revirement de situation avant le jour J.

 

Anticiper l’arrivée:   

 

Un message de bienvenue, qui peut aller du simple mail en passant par l’envoi du programme de la 1ère journée, jusqu’à l’accès à une plateforme RH ou de onboarding si vous avez. N’attendez pas pour partager en amont le livret d’accueil, les informations utiles de type mutuelle et n’hésitez pas à donner la possibilité au futur collaborateur de renseigner ses informations : numéro de sécurité sociale, diplômes notamment. Ces premiers échanges, avant même l’intégration concrète, sont importants pour conforter la nouvelle recrue dans son choix.

 

Une communication interne soignée : planifier l’arrivée, son installation, la commande du matériel, le compte et l’adresse de messagerie avec l’IT. L’annonce en amont la venue du nouveau salarié aux autres collaborateurs avec une présentation — incluant son nom, sa fonction et son rôle — diffusée par email ou via l’intranet de l’entreprise, permet que l’arrivée soit connue de tous.

Une immersion opérationnelle : la possibilité de passer une journée dans l’entreprise ou au sein de la future équipe permet de découvrir la culture, le fonctionnement et les processus internes, mais aussi l’espace qui deviendra son bureau.

– N’hésitez pas à organiser un échange avec les managers et les membres de l’équipe sur leurs rôles durant cette période.

– Tenez-le au courant des projets en cours et du rôle qu’il pourra jouer à son arrivée.

L’invitation à des événements corporate : inviter les futurs salariés aux événements en avance de phase leur permet de faire connaissance avec leurs futurs collègues en mode informel.

Pour résumer, le maintien du lien avec une bonne communication permet de rassurer et mettre en confiance la nouvelle recrue. Cela favorise un démarrage dans les meilleures conditions possibles.

La première journée d’onboarding pour convaincre

L’accueil

Le premier jour est clé pour créer rapidement un sentiment d’appartenance.

Si la phase de préparation a bien été effectuée comme il se doit, le poste de travail est opérationnel avec le welcome pack à savoir : son matériel bien sûr, mais aussi, suivant ce que vous avez prévu, un sac à dos, un polo, un cahier… au logo de l’entreprise.

C’est la base mais ça permet de mettre tout de suite le salarié en confiance sur le fait qu’il est attendu.

Un petit déjeuner permet de réunir tous les collaborateurs présents afin d’accueillir le nouveau venu dans la convivialité.

Durant la pause de midi, ne laissez pas votre nouvelle recrue manger seule. Sans forcément organiser un déjeuner officiel au restaurant, même si c’est très bien, l’embarquer avec toute l’équipe pour aller à la cantine est très bien aussi. C’est un moment propice aux échanges qui facilitent la cohésion d’équipe.

L’organisation

Les outils de travail, les procédures et les éventuels autres aspects sur lesquels la personne doit monter en compétences doivent être abordés.

Un planning complet des premières semaines : avec tous les déjeuners prévus, les formations, les réunions et mêmes les rencontres informelles (activités sportives etc.) pour mettre le pied à l’étrier d’emblée et ne pas laisser de place à une éventuelle remise en question.

Un rapport d’étonnement, un baromètre de satisfaction : il est important laisser régulièrement l’opportunité au salarié de s’exprimer et de poser des questions. De cette manière, il se sent écouté et valorisé dès le début.

 

L’accompagnement 

Attribuer un parrain. Un nouveau salarié a des quantités d’informations importantes à assimiler durant les premières semaines de son arrivée dans l’entreprise. Il doit non seulement se familiariser avec les lieux, retenir le nom et la fonction de ses collègues mais également découvrir de nouvelles procédures et règles propres à l’organisation. L’attribution d’un parrain ou d’une marraine pour aider plus particulièrement dans cette phase d’intégration.

Envisager la formation. Un abonnement e-learning peut être mis en place dès son arrivée, tout comme l’adhésion au programme de mentoring ou de coaching le cas échéant. Le rassurer sur le fait qu’il pourra se former sur les aspects sur lesquels il se sent plus fragile par exemple dans le cadre du plan de formation.

L’organisation de points de suivi réguliers, et ce, jusqu’à la fin de la période d’essai.

Ces rendez-vous sont utiles pour suivre la progression des objectifs opérationnels établis. Ils sont aussi une aide précieuse pour évaluer le niveau d’intégration dans l’équipe et dans l’entreprise. Ce sont de réelles opportunités pour déceler d’éventuels problèmes et si besoin, mettre en place des actions correctives.

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Définition des objectifs

Si l’aspect humain de l’onboarding est essentiel, il faut garder à l’esprit que l’intégration doit aussi être opérationnelle.

Pour assurer une adaptation efficace au poste de travail, il est indispensable de fixer des objectifs clairs, mesurables et réalistes dès les premiers jours de présence du nouveau collaborateur. En se mettant d’accord, les deux parties prenantes évitent ainsi les incompréhensions pouvant mener à des malentendus et des déceptions.

 

La fin de la période d’onboarding peut être l’occasion de “marquer le coup”. N’hésitez pas à organiser un évènement interne afin de réunir les équipes, remercier les parties prenantes de l’intégration et féliciter le nouveau collaborateur pour le parcours accompli.

Un outil de onboarding permet de

– Centraliser toutes les informations utiles.

– Préparer les plannings des premières semaines.

– Préparer le rapport d’étonnement.

– Affecter le manager et le parrain.

Bref de préparer l’arrivée en amont et ainsi faciliter au-delà de l’onboarding, le préboarding également.

Le collaborateur peut y avoir accès dès la signature du contrat et constater que son arrivée est non seulement souhaitée mais aussi organisée, au moins pour les 2 premières semaines.

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