Onboarding : comment bien intégrer les nouveaux collaborateurs?

 

L’onboarding, qu’est-ce que c’est ? 

L’onboarding peut se résumer par l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés. Ce sont des attentions matérielles : équipement fourni, la mise en place du bureau, un pack de bienvenue, un livret d’accueil (codes d’accès, événements internes réguliers, etc …), mais aussi relationnelles : un petit mot, un petit déjeuner ou un déjeuner, un pot d’accueil… Bref tout ce qui permet au nouveau collaborateur de se sentir accueilli et attendu. Une matinée d’intégration permet d’interagir, d’échanger et d’avoir des informations essentielles sur le fonctionnement de la société, ses valeurs, son histoire et sa stratégie. C’est un moment de convivialité qui permet également de s’assurer du même niveau d’information pour l’ensemble des nouveaux salariés et de faire se rencontrer des collaborateurs qui ne travailleront peut-être pas ensemble. 

L’onboarding consiste également à recueillir le feed-back du nouveau salarié, quelques semaines après son arrivée. Baptisé rapport d’étonnement, cet outil permet de valoriser l’avis du salarié qui apporte un regard neuf et objectif sur les forces et faiblesses de l’entreprise 

Longtemps négligée, la phase d’accueil d’un nouveau collaborateur est désormais mise en avant, notamment depuis que le bien-être au travail devenu un sujet majeur est pris en compte. 

C’est un moment crucial pour l’entreprise car c’est un des critères qui conditionne la décision du salarié de quitter ou de rester durablement dans l’entreprise  

L’importance de l’onboarding pour une expérience collaborateur réussie 

Si l’onboarding a tant d’importance dans l’expérience collaborateur, c’est parce que c’est un des principaux critères qui conditionne la décision du salarié de partir ou de rester durablement dans l’entreprise. 

L’onboarding comprend 2 aspects indissociables pour être réussi, à savoir : 

• Le processus RH : matériels, prise en main du poste de travail et des missions, les formations liées aux outils et au métier. 
• L’aspect relationnel : le collaborateur doit être en capacité de prendre en main ses tâches, mais également se sentir à l’aise dans son nouvel environnement de travail et avec ses collègues, sa hiérarchie et le top management. 

C’est, en quelque sorte,  

• Une campagne de marketing de l’entreprise ayant pour objectif la satisfaction des collaborateurs  
• Un point de repère pour le collaborateur : mesurer tous les signaux, rationnels et émotionnels, qui permettent de le conforter dans son choix en répondant à cette question : est-ce que j’ai vraiment envie d’être là, pour faire ça, avec ces personnes (et pour longtemps) ? En d’autres termes, est-ce que l’entreprise répond à mes attentes et à mes besoins ? 

• Une réassurance pour l’entreprise et le manager : l’onboarding doit conforter le ressenti sur la nouvelle recrue et l’adéquation avec la culture et les valeurs d’entreprise, les attentes de l’entreprise et les besoins du poste  

De sorte de valider le recrutement, la période d’essai et d’assurer la construction pour l’avenir. L’enjeu n’est donc pas à sous-estimer. 

Les retombées d’un onboarding sont nombreuses  

Des collaborateurs plus fidèles 

L’onboarding met les collaborateurs en confiance, renforce la communication interne, favorise la cohésion et donc, par voie de conséquence, la fidélité des collaborateurs. 

Des collaborateurs productifs plus rapidement 

L’onboarding permet au collaborateur de connaître ses objectifs et le rôle de chacun dans l’équipe mais aussi les valeurs et la culture de l’entreprise. Il a toutes les clés pour être opérationnel rapidement

Des collaborateurs plus engagés

La phase d’intégration est le terrain propice à l’engagement, au développement d’un sentiment d’appartenance qui peut aller jusqu’à convertir les nouveaux venus en véritables ambassadeurs. L’onboarding permet de conforter les nouveaux collaborateurs dans leur choix avec l’envie d’exceller dans leur nouveau rôle. 

Une réduction des coûts dédiés aux ressources humaines 

Le recrutement coûte cher et lorsque l’on a trouvé la perle rare, ce serait dommagede ne pas tout mettre en œuvre pour la garder

Les enjeux d’un processus d’intégration efficace 

Les enjeux sont de plusieurs ordres : 

Politique RH 

• Développer un sentiment d’appartenance à l’entreprise 
• Favoriser le ‘bien-être’ au travail 
• Avoir des salariés opérationnels rapidement, investis et donc, productifs 
• Réduire le turn-over, les accidents du travail, les maladies professionnelles 

• Construire un parcours professionnel pour faire grandir ses collaborateurs 

Valoriser l’image du métier : montée en compétences, accueil, intégration… 

 Marque employeur 

Voir notre article sur la marque employeur

• Être attractif pour attirer des candidats et les fidéliser  
• Assurer une promotion spontanée issue de collaborateurs heureux et fiers de faire partie de votre entreprise 
• Améliorer l’image pour se démarquer de la concurrence : des collaborateurs motivés et fidèles véhiculent une image positive synonyme de stabilité économique 

Pour la qualité de service et la satisfaction client 

• Un collaborateur investi avec les qualifications nécessaires fournit une prestation de qualité, voire même, est force de proposition. Résultat : des clients satisfaits et fidèles 

Pour l’environnement et la distanciation sociale actuelle

Avec la digitalisation d’une majorité des informations utiles pour le collaborateur 

 

Onboarding : un état d’esprit avant tout. 

L’onboarding est l’affaire de tous. Evidemment que les RH doivent être moteurs pour piloter et coordonner l’ensemble mais cela ne suffit pas 

L’implication du manager (et de l’équipe/collègues) de la nouvelle recrue est clé dans la réussite du processus. 

Le top management doit aider à mieux comprendre la mission, la vision, la culture, ainsi que les enjeux organisationnels globaux, au-delà du périmètre du service ou de l’équipe. 

Il est important que chacun se sente mobilisé et contribue, à sa mesure, à entourer le nouveau collaborateur de bienveillance. Au-délà de l’aspect matériel, c’est un état d’esprit qui, s’il est ancré dans l’ADN de l’entreprise, coulera de source.  

 

Comment intégrer efficacement vos nouveaux collaborateurs ? 

L’onboarding passe par différents jalons. Pour pouvoir suivre et évaluer la période d’intégration, il faut à la fois : 

Des temps de passage, c’est-à-dire les délais dans lesquels doivent être acquis les différents repères, compétences, les outils, les processus ; 

• Découverte : fournir les premiers repères,  
• Compétences : accompagner la maitrise de la structure et du poste 

Des points de contrôle, pour vérifier que les délais d’acquisition sont respectés et/ou s’il faut ajuster. 

Des perspectives pour une projection dans le temps et donc une pérennisation de la relation 

L’onboarding doit faire preuve de pédagogie. Acquérir des savoirs et des compétences, c’est un processus d’apprentissage qui nécessite un encadrement  : 

Adoptez un management explicatif ! Quoi, comment, avec quels moyens et pourquoi, c’est-à-dire le but final, avec des jalons de vérification. On ne jette pas un collaborateur dans le grand bain sans être sûr au préalable, qu’il sait nager, et en vérifiant quelle nage il maîtrise et à quel niveau.  

Soyez pédagogue ! Avec une pédagogie moderne, efficace, multi-canal : e-learning, mentoring, coaching… 

Aujourd’hui une grande partie des informations utiles pour l’intégration circulent via des outils dématérialisés. La révolution du digital permet de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. Un outil de Onboading prend tout son sens et permet aux salariés d’être autonomes et de se concentrer sur les tâches importantes. 

Pourquoi utiliser un outil d’Onboarding RH ?

Digitaliser ces processus permet de gagner en efficacité mais aussi être en phase avec les attentes de vos collaborateurs, pour qui les aspects de bien-être en entreprises sont essentiels. Cet article revient sur ce qu’il faut attendre d’un outil d’Onboarding.