Réaliser un planning d’intégration sans faille

Alors que le recrutement est difficile, et d’autant plus depuis la crise sanitaire, il faut plus que jamais soigner pre-onboarding et l’onboarding à savoir, l’intégration du nouveau collaborateur.

Beaucoup considèrent l’intégration du collaborateur comme l’aboutissement d’un processus de recrutement. Mais compte tenu des difficultés grandissantes pour recruter la bonne personne, il faut multiplier les chances pour que cette nouvelle recrue se sente bien et à sa place dans l’entreprise, avec ses collègues et dans sa mission.

Selon une étude LinkedIn, 4% des salariés quittent leur entreprise le 1er jour tandis qu’ils sont 22 % lors des 45 premiers jours.

 

L’intégration d’un nouveau collaborateur commence dès la signature du contrat et bien avant son arrivée.

Durant cette phase de pré-onboarding, il est important de :

• Maintenir le lien
• Préparer le poste de travail
• Communiquer auprès des équipes pour faciliter l’accueil
• Anticiper le planning d’intégration

L’objectif de cette phase est de limiter au maximum le stress du premier jour.

Le planning d’intégration doit non seulement être :

• Le reflet des valeurs de l’entreprise
• Collaboratif, ce n’est pas la seule responsabilité des RH
• Adapté à chaque profil

Mais doit aussi permettre au nouvel arrivant de :

• Découvrir son nouvel environnement en totalité
• Acquérir la totalité des compétences nécessaires à son poste

Cela ne pourra se faire que dans la durée et à l’aide d’un accompagnement structuré à chaque étape.

Etape de découverte

Objectif : aider le salarié à se familiariser le plus vite possible avec son nouvel environnement : documents, processus, outils, habitudes de travail, rythmes, l’équipe, mais aussi l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.

Etape d’acquisition 

Objectif : permettre au collaborateur d’acquérir le savoir-faire nécessaire pour le poste : la maitrise des outils, les procédures internes, de nouvelles connaissances techniques, mais aussi le contexte de ses missions.

Il s’agit de mesurer l’écart entre les compétences actuelles du collaborateur récemment arrivé et le niveau final souhaité au terme de son intégration. Cela permettra de déterminer les formations nécessaires, puis à les planifier correctement en fonction de l’évolution de l’intégration. Sachant qu’il y a une forte disparité entre les collaborateurs : aucune personne ne se trouve exactement dans la même situation de départ pour intégrer un même poste

Etape de maitrise

Permettre au collaborateur de vérifier ses acquis : atteinte des objectifs, feed-back du client, certifications,

Planning d’intégration est vraiment un outil précieux durant toute la période d’intégration

1ers jours : rendez-vous présentation 

– de l’ensemble des personnes de l’entreprise si possible (pour des structures de petite taille) ou tout au moins d’un nombre significatif d’employés de l’entreprise.

– du parrain : il permet au nouvel embauché de poser toutes les questions, sans tabou, ce qu’il pourrait moins oser avec son manager.

– de la gestionnaire administrative pour tout ce qui concerne l’administratif : mutuelle, prévoyance, processus, matériel, compte, livret d’accueil ou bot d’accueil

– des outils nécessaires à la fonction voire, le cas échéant, du produit de l’entreprise avec création de compte, et usage intensif. C’est un point clé pour toutes les entreprises qui souhaitent développer une culture produit au sein de leur structure.

– des projets et missions clients en cours

– des éventuels autres pôles de l’entreprises avec leur organisation

Rendez-vous pour

– la visite médicale

– la matinée d’intégration : idéalement effectuée par le CEO pour présenter les valeurs et la culture d’entreprise

Un point effectué avec le manager à l’issue de la 1ère semaine permet de s’assurer que l’intégration se passe au mieux, mais aussi pour récolter les feedbacks de l’onboarding du salarié. D’ailleurs un rapport d’étonnement à l’issue de cette période permet de valoriser l’avis du salarié qui apporte un regard neuf et objectif sur les forces et faiblesses de l’entreprise.

Le planning d’intégration peut d’ailleurs être présenté par le manager ou le responsable RH permet de n’omettre aucune de ces présentations et aucun de ses rendez-vous

Puis d’entrer rapidement dans le vif du sujet :

– Explication des objectifs

– Premières tâches concrètes : démarrage de mission

– Point hebdomadaire avec son manager sur les objectifs business;

– Point régulier avec le parrain afin de suivre l’intégration;

– Planification des premières formations;

 

S’il est important d’assigner des créneaux et des dates précises les 1ers jours et les premiers rendez-vous importants avec le client notamment, il est également important de laisser le nouvel arrivant prendre lui-même l’initiative des dates et heures de rendez-vous au fur et à mesure

 

Un outil comme Abeee permet de digitaliser le planning d’intégration mais aussi

– Automatiser toutes les actions répétitives ;

– Informer et coordonner tous les intervenants ;

– Diffuser et collecter les documents ;

– Transférer les compétences, connecter les modules de formation ;

– Accompagner le développement de la nouvelle recrue ;

– Evaluer la réussite de l’intégration